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Guten Abend, Herr Minister!

Arbeiten bei der Koelnmesse: Abteilung Protokoll

Protokoll Team bei den Vorbereitungen im Gürzenich, von vorne nach hinten: Annette Deinhardt, Cristina Martini, Barbara Schöller
Protokoll Team bei den Vorbereitungen im Gürzenich, von vorne nach hinten: Annette Deinhardt, Cristina Martini, Barbara Schöller

Sie kennen Minister, Staatssekretäre und Botschafter aus aller Herren Länder und haben auch schon königliche Hoheiten zu ihrem Platz begleitet: Die fünf Kolleginnen des Bereichs Protokoll der Koelnmesse und Leiter Ralf Nüsser sind immer gefragt, wenn die Geschäftsführung einlädt oder sich „Very Important Persons“ (VIP) ankündigen. Bianca Anhalt übernimmt allgemeine organisatorische Aufgaben und koordiniert die Protokollcounter, die es zu allen Messen in den jeweiligen Eingängen gibt. Barbara Schöller

Auch die kleinsten Vorbereitungen werden vom Protokoll Team persönlich vorgenommen.
Auch die kleinsten Vorbereitungen werden vom Protokoll Team persönlich vorgenommen.

organisiert den Limousinenservice der Koelnmesse und die Vergabe der Calling-, Club-, Guest Club- und Comfort-Cards. Andrea Strupp, Annette Deinhardt und Cristina Martini kümmern sich um die Organisation von Veranstaltungen der Geschäftsführung. Jede von ihnen ist hauptverantwortlich für mehrere Messen pro Jahr: Eröffnungen, Ausstellerpartys, Abendessen, Mittagessen, Fachbeiratsessen, Preisverleihungen, Essen mit Repräsentanten der Stadt und Sonderveranstaltungen auf Einladung der Geschäftsführung der Koelnmesse. Während Messen wie der imm cologne organisieren sie bis zu fünf Events und darüber hinaus Messebesuche hochkarätiger Gäste und Delegationen. „Es ist eine aufregende und interessante Arbeit“, sagt Annette Deinhardt. „So viele Menschen kennenlernen zu dürfen, ist toll!“ Vor der Begegnung mit den Gästen steht allerdings viel Organisationsarbeit, viele Treffen, viele Telefonate. Das Protokoll lädt in Abstimmung mit Geschäftsführung und Messemanagement die Gäste ein, sucht Menüs aus, beauftragt Tischdekoration und Musik, sorgt für Beschilderung, Fahrdienste, Dolmetscher und vieles mehr.

Die Kolleginnen wissen viel über verschiedene Kulturen und stimmen sich vor jeder Veranstaltung eng untereinander ab.
Die Kolleginnen wissen viel über verschiedene Kulturen und stimmen sich vor jeder Veranstaltung eng untereinander ab.

Lange Vorbereitung

„Wir stimmen uns eng mit den Büros der Minister oder Staatssekretäre ab“, sagt Cristina Martini, seit dem Jahr 2000 Referentin Protokoll. Sie und ihre Kolleginnen wissen auch viel über kulturelle Besonderheiten in den Herkunftsländern der Gäste; auch die Auslandsvertreter der Koelnmesse geben Tipps und Hinweise. Die Vorbereitung für eine Veranstaltung beginnt oft Monate vorher. Direkt vor der Veranstaltung prüft das Team dann in den Räumen, ob alles wie gewünscht platziert ist und löst letzte Herausforderungen. Und dann geht es los: Die Gäste kommen. Jetzt heißt es, den Überblick behalten, freundlich sein und flexibel handeln. „Oft reisen mehrere Gäste zur gleichen Zeit an oder jemand kommt viel zu spät oder viel zu früh“, erzählt Andrea Strupp. „Dann müssen wir den Geschäftsführer, der den Gast begrüßen möchte, schnell informieren.“ Und natürlich ist auch während einer Veranstaltung einiges zu koordinieren und zu regeln. „Fremdsprachenkenntnisse, Detailverliebtheit und Menschenliebe sind gute Voraussetzungen für die Arbeit im Protokoll“, sagt Annette Deinhardt, die seit 2004 in der Protokollabteilung der Koelnmesse arbeitet. Sie kommt aus dem Hotelfach, und wenn die Gäste sich wohlfühlen, dann macht ihr das Freude. Viele der Minister, Staatssekretäre oder Vertreter wichtiger Organisationen kennen das Protokollteam längst mit Namen. Die meisten schätzen sehr, was die Organisatorinnen leisten und wie sie auftreten und zeigen das auch.

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