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Jobs bei der Koelnmesse – Was macht eigentlich ein Referent Veranstaltungstechnik und -genehmigung?

Heute im Interview: Michael Engelke, Referent Veranstaltungstechnik und -genehmigung im Zentralbereich Infrastruktur.

Prüft und genehmigt Messestände: Michael Engelke.

Herr Engelke, Sie prüfen, ob die Messestände den Vorschriften entsprechen. Wie gehen Sie dabei vor?

Ich berate die Aussteller bei Planung und Bau der Messestände. Dabei weise ich sowohl auf unsere hauseigenen technischen Richtlinien und das viele Kleingedruckte, welches oft überlesen wird, als auch auf die allgemein geltenden Vorschriften hin. Der Vorschriften-Dschungel ist in Deutschland besonders dicht. Hier kann ich mit meinen Kolleginnen und Kollegen den Ausstellern den Weg bereiten, um ihre Standkonzepte erfolgreich umzusetzen.

Wie gehen Sie damit um, wenn die Vorstellungen eines Ausstellers einmal nicht verwirklicht werden können?

Wenn ich zu spät in die Planungen eingebunden werde, ist die Idee für das Standkonzept meist schon so weit gereift, dass die Aussteller sich auf ihre Vorstellungen fixiert haben und eine Alternative nur schwierig zu finden ist. Daher versuche ich, möglichst früh mit den Ausstellern in Kontakt zu treten und so die Standplanungen von Beginn an gemeinsam zu besprechen. Sollte eine Planung nicht umgesetzt werden können, zeige ich entsprechende Alternativen auf, um eine Lösung zu finden. Wenn der Aussteller beispielsweise große Deckenelemente plant, zieht das einen umfangreichen Katalog an Auflagen zum Brandschutz mit sich, der mit hohen Kosten verbunden ist. Es ist nicht immer einfach, die Marketingstrategien der Aussteller in ein sicheres und vorschriftsmäßiges Format zu bringen, ohne die Grundidee völlig zu zerstören. Die Entwicklung von der ersten Idee des Ausstellers bis zur erfolgreichen Umsetzung finde ich persönlich aber besonders spannend.

Verlieren Sie bei der großen Ausstellerzahl auf manchen Veranstaltungen nicht manchmal den Überblick?

Mit vielen Ausstellern stehen wir im intensiven, persönlichen Kontakt. Wenn man nicht nur Pläne, sondern auch Personen mit einem Unternehmen verbindet, hilft das dabei, den Überblick zu behalten. Unser Team begleitet die Aussteller von der ersten Skizze des Standes bis zur erfolgreichen behördlichen Genehmigung, was Wochen bis Monate dauern kann. Daher kennen wir meist die einzelnen Unternehmen. Außerdem überwachen wir die Aufbauphase vor Ort, wobei wir Unterstützung von unseren Halleninspektoren und Technischen Mitarbeitern bekommen. Diese sind elementarer Baustein der Bauüberwachung und oft erste Ansprechpartner der Messebauer und Aussteller.

Mit welchen Kollegen und Dienstleistern arbeiten Sie noch zusammen?

Am häufigsten stehe ich mit dem jeweiligen Director der Veranstaltung, den Ausstellern und Messebau-Unternehmen in Kontakt. Aber auch mit hausinternen Abteilungen wie dem Eventmanagement, Veranstaltungsdesign, Verkehrslogistik und Veranstaltungssicherheit gibt es einige Schnittstellen.

Welche Fähigkeiten sind in Ihrem Job am meisten gefragt?

Neben einem Studium im Bereich Veranstaltungstechnik oder vergleichbaren Studiengängen sind souveräne Kundenkommunikation und Durchsetzungsfähigkeit wichtig. Darüber hinaus muss ich mich stetig weiterbilden, um die aktuellsten Vorschriften zu kennen. Einfühlungsvermögen gegenüber den Kunden ist genauso gefragt wie kreative Lösungsfindung und Freude an Herausforderungen. Da wir viele Aussteller aus dem Ausland haben, sind Englischkenntnisse eine weitere Voraussetzung, um den Job erfolgreich zu meistern.

Vielen Dank für das Interview!

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